Fotoğraf: Zuzana Ruttkay | Kaynak: Unsplash
2008 yılında kuruluş içi rotasyon ile çalışmakta olduğum şirketin farklı bir müdürlüğünde göreve başladım. Yeni sorumluluğum, şirketin faydalanmakta olduğu tüm teşviklerin operasyonel (başvuru, yürütme, takip ve sonlandırma) süreçlerinin yönetimini kapsıyordu. Benden önce aynı görevi yürüten çalışanın emekliye ayrılmasıyla boşalan bu pozisyona atanırken ne yazık ki çok sağlıklı bir devir teslim dönemi yaşayamadım.
Teşvikler kapsamında Dahilde İşleme Rejimi (DİR)* ile ilişkili süreçlerin takibi de benim sorumluluğumdaydı. Yazımın en altında kısaca tanımladığım bu teşvik sisteminin titizlikle takip edilmesi, şirketin mevzuat açısından bir olumsuzlukla karşılaşmaması ve ceza almaması açısından da önemliydi.
Göreve başladıktan bir süre sonra şirketin ihraç ettiği ürün gruplarından birine ilişkin güncel DİR belgesinin kapatılma ve belgeye ilişkin tüm ithalat ve ihracat kayıtlarının beyan zamanı geldi. Süreç şimdi nasıl işliyor bilmiyorum, ama o yıllarda belgeyi önce dijital ortamda sonlandırıp ardından tanınan süre içerisinde tüm kayıtların asıllarının ihracatçı birliğine kontrol amaçlı teslimi gerekiyordu. Birlik, teslim edilen kayıtların incelemesini yapıp uygunsuzluk tespit etmediği durumda belgeyi resmen kapatıyordu. Ben de belge kapatma sürecine ilişkin yapmam gereken işleri listeledim ve ihracatçı birliğinin Internet sitesi üzerinden belge kapatma talebimi dijital olarak ilettim.
İşlemi bilgisayar başında daha yeni tamamlamıştım ki, bir süre sonra telefonum çaldı. Telefonun diğer ucundaki kişi kendisini çok hızlı ve sinirli bir ses tonuyla tanıtıp kayıtları derhal teslim etmem gerektiğini amirane bir tavırla buyuruyordu. İlk şaşkınlığımı üzerimden atıp karşımdakini pür dikkat dinlemeye başladığımda konuştuğum kişinin ihracatçı birliklerinden aradığını anladım. Neyi yanlış veya eksik yapmış olduğumu saf bir biçimde ve sakin bir ses tonuyla sordum. Sergilediğim sakin tavır karşısında konuştuğum kişi önce durakladı, sonra gittikçe sakinleşen bir ses tonuyla açıklamaya başladı. Meğer benden önceki çalışan, belge kapatma sürecini başlattıktan çok uzun süre sonra teslim ediyormuş kayıtları. Anlattıklarını sözünü kesmeden dinledikten sonra kendisiyle yüz yüze görüşmek için randevu talebinde bulundum. Gayet nazik bir ses tonuyla görüşmekten memnuniyet duyacağını ifade etti. Telefonu kapatırken bana iyi günler dileyen kişi ile bana büyük bir hiddet içerisinde telefon eden kişi aynı değildi sanki.
Görüşmeye gittiğimde beni arayan kişinin ihracatçı birliğinde şube müdürü olarak görev yaptığını anladım. Telefonda maruz kaldığım öfke sanırım bunu o zaman duymama ve anlamama engel olmuş.
Bana karşı çok nazik ve yapıcı bir üslupla sürecin kendi bünyelerinde nasıl işlediğini ayrıntılarıyla izah etti. DİR belgesinden faydalanan şirketin, belge kapatmaya ilişkin talebini dijital olarak ilettiği andan başlayıp belgenin resmen kapatıldığı tarihe kadar geçen sürenin kendi personellerinin ve dolayısıyla şubelerinin performans değerlendirmesinde kullanılan en önemli parametre olduğunu belirtti. Bundan dolayı personellerinin kendilerine ulaşan kayıtları çok hızlı bir şekilde incelediğini vurguladı. Bu sayede belgeyi kullanan şirket de oluşan muafiyetlerden daha hızlı faydalanabiliyordu. Özetle, karşılıklı bir fayda söz konusuydu. Devlet, kendi içinde kurduğu bu mekanizmayla oluşabilecek herhangi bir ataleti önleyerek sürecin şirketlerin menfaatine işlemesini sağlamayı amaçlıyordu. Şube müdürü, “Aslında siz, kayıtlarınızı ne kadar hızlı teslim ederseniz, bizim elemanlarımız da en kısa sürede incelemelerini tamamlayıp belgeyi kapatıyorlar. Performansları buna göre değerlendiriliyor. Siz de böylelikle teşvikten bir an önce faydalanmış oluyorsunuz. Sizden önceki arkadaş ne yazık ki buna dikkat etmiyordu,” diyerek sözlerini noktaladı.
Müdür Bey’e teşekkür edip yanından ayrılırken zihnimden bir sürü şey geçiyordu.
“Aynı anda birden fazla işi yapmaya çalışıyorum. Her iş kendi içinde öncelikli. Peki, kendi aralarında hizaladığımda ilk sırada olması gereken hangisi?”
“Hangi kriterlere göre öncelikli? Bu kriterleri kim tanımlıyor?”
“Benim için görevlerimden sadece biri olan bir konu, şirketim için birinci derecede öncelikli olabilir.”
“Olaylara kendi haklı açımdan bakarken, bir başkasının da aynı olaya kendi haklı açısından bakmakta olduğunu unutmamam gerekiyor.”
“İlk bakışta sadece karşımdaki için önemliymiş gibi gözüken bir husus gerçekte benim menfaatime olabilir.”
“Bana karşıymış gibi gözüken bir kişi aslında bana yardım etmeye çalışıyor olabilir.”
“Karşımdakini yargılamadan, ne söylediğini merak ederek, yalnızca anlamak için dinlemek bana çok şey söylüyor.”
Uzun uzun anlattığımın farkındayım. Ne var ki, bir kıssadan bin hisse çıkarmak için ‘ayrıntılarda saklanan şeytanı’ ortaya çıkarmam gerekiyordu.
(*) Dahilde İşleme Rejimi, ihracat yapan firmalar tarafından ihraç ürünleri üretmek üzere ithal edilen ve yurt içinde dünya fiyatlarından temin edilemeyen, hiç temin edilemeyen ya da üretimi yetersiz olan, yeterli kalitede bulunmayan malzemelerin gümrük muafiyetli olarak yurt dışından getirilmesine olanak sağlayan bir ihracatı teşvik sistemidir.
Bu yazım ilk olarak 3 Mayıs 2021 tarihinde Linkedin’de yayımlandı.